ニュース

あなたは農産物の販売拠点を運営するチェーンを管理しています――各村にある数軒の代理店、県にある委託倉庫、場合によっては卸売市場内の売場もあります。現場に直接顔を出さない日々が続く中、頭の中には「在庫はどれくらい残っているのか、誰が代金を滞納しているのか、どの販売拠点が赤字なのか」という疑問が常に渦巻いています。

 

これは、ベトナムの多くの農業協同組合や農業関連企業、特に協同組合特有の**「共同購入・共同販売」モデルを採用している組織が共通して抱える課題です。本記事では、販売チェーンの管理がうまく機能していない兆候を整理するとともに、リアルタイムデータを活用して、毎日各店舗へ行かなくても効率的に全体を管理する方法をご紹介します。

 

なぜ農産物販売チェーンの遠隔管理は他業種より難しいのか

衣料品店やコンビニのチェーン運営でも管理は容易ではありません。しかし、協同組合の農産物販売チェーンでは、さらに複雑な課題があります。その理由は主に3つあります。

第一に、「共同購入・共同販売」という仕組みにより、売掛金や収益配分の管理が非常に複雑になります。複数の組合員が商品を共同の販売ルートへ供給し、その後、各組合員の出資や提供量に応じて売上や費用を配分する必要があります。これは一般的な小売店と消費者との単純な売買とは大きく異なります。

第二に、農産物は傷みやすく、在庫回転が非常に速い商品です。野菜や鮮魚などは、一般消費財のように数週間在庫として保管することはできません。在庫情報の更新が1〜2日遅れるだけでも、商品の劣化や売れ残り、あるいは取引先への納品不足といった損失が発生する可能性があります。

第三に、市販されている多くの販売管理ソフトウェアは、「1店舗・1事業者」という一般的な小売業向けに設計されており、組合員ごとの出資比率や提供割合に応じた売上配分という協同組合特有の仕組みには対応していません。その結果、多くの協同組合では、販売ソフトと並行してExcelや手書き台帳を利用せざるを得ず、作業負担が増えるだけでなく、入力ミスが起こりやすく、「どの数字が正しいのか分からない」という状況に陥っています。

 

販売チェーンの管理がうまくいっていない5つのサイン

解決策を考える前に、まずは自社の協同組合や企業に次のような状況が当てはまるか確認してみましょう。

1. 各販売拠点の実際の在庫数を一日の終わりに把握できていない

出荷した総数量は分かっていても、各代理店や委託倉庫にどれだけ在庫が残っているのかを正確に把握できていません。

2. 代理店や卸売先の売掛金を月末になって初めて集計している

月末の集計作業では、組合員ごとの商品を取り違えたり、計算ミスが発生したりするリスクが高くなります。

3. 販売拠点ごとの売上が明確に管理されていない

販売チェーン全体の売上は分かっていても、どの店舗が赤字なのか、どの店舗が全体を支えているのかを判断できません。

4. 出荷数量と販売数量が一致していない

どこかで商品が紛失している可能性は感じていても、原因を特定できるデータがなく、照合や追跡もできません。

5. 報告書を作成するたびに各担当者へ電話で確認しなければならない

必要なデータを集めるだけで数日かかることもあり、その頃には情報が古くなり、迅速な経営判断に役立てることができません。

これらの項目が2つ以上当てはまる場合は、販売チェーンの管理方法を見直すタイミングかもしれません。

 

解決策：リアルタイムデータで販売チェーンを遠隔管理する

解決策は、毎日各販売拠点を巡回する担当者を増やすことではありません。その方法では人件費が増えるだけでなく、新しい販売拠点が増えるたびに管理が難しくなります。

重要なのは、リアルタイムデータが自動的に状況を報告してくれる仕組みを構築することです。

農産物販売に適した販売管理システムには、少なくとも次の4つの機能が必要です。

 

すべての販売拠点の在庫を一つの画面で確認できること

現地へ行かなくても、各拠点で発生した入庫・出庫・販売の情報がリアルタイムで更新され、アプリを開くだけで全体の状況を把握できます。

 

代理店・組合員ごとの売掛金を自動管理できること

新しい取引が発生すると売掛金も自動で更新されます。月末に手作業で集計する必要がなくなり、「誰が支払い済みで、誰が未払いなのか分からない」という状況も防げます。

 

販売拠点ごとの売上・利益をリアルタイムで確認できること

収益性の低い販売拠点を早い段階で把握し、四半期が終わって大きな損失になる前に改善策を講じることができます。

 

出庫数量と販売数量を自動照合できること

システムが出庫数量と販売数量を自動で照合するため、入力ミスや輸送・保管時の不正による在庫ロスを大幅に減らすことができます。

これら4つの機能が連携して運用されれば、販売チェーンの状況を推測する必要はありません。毎日の経営状況を、パソコンやスマホからリアルタイムで正確に把握できるようになります。

 

なぜ協同組合の「共同購入・共同販売」モデルには専用システムが必要なのか

販売管理ソフトを選ぶ際、多くの協同組合（HTX）が見落としがちな重要なポイントがあります。現在市場にある一般的な販売管理システムの多くは、「1人の事業者・1つの資金の流れ」を前提として設計されています。そのため、「どれだけ販売したか」「どれだけ売上があったか」といった管理には適していますが、複数の組合員が共同購入・共同販売に参加し、出資や提供割合に応じて売上や売掛金を配分するという協同組合特有の仕組みには対応していません。

 

この課題を解決するために開発されたのが、ソリマチベトナムの販売・売掛金・在庫管理ソフトウェアHanbaiです。Hanbaiは、一般的な小売システムを農業向けに改修した製品ではありません。複数の組合員が商品を共同で出荷し、売掛金や利益を出資割合に応じて透明性高く配分するという、新しい協同組合の運営モデルを前提として、一から設計されたシステムです。

さらに重要なのは、販売データがHanbaiの中だけで完結しないことです。Hanbaiで登録された販売データは、ソリマチベトナムの会計ソフトWACAと直接連携し、会計伝票や財務報告書へ自動的に反映されます。そのため、同じデータを改めて入力し直す必要がありません。

これは、AgriNext（FaceFarm・Hanbai・WACA）が掲げる「一つのデータですべての報告を実現する」という考え方です。販売現場で一度入力したデータが、そのまま会計部門までシームレスに連携されるため、二重入力や手作業による転記が不要になり、部門間で数値が食い違うリスクも防ぐことができます。

 

チェックリスト：7日間で販売チェーンの遠隔管理を始める

すぐに取り組みたい場合は、次の手順で、手作業中心の管理からデータ活用型の運営へ移行できます。

• 1～2日目： 協同組合が運営するすべての販売拠点、代理店、委託倉庫を洗い出します。小規模な販売拠点も漏れなく確認しましょう。
• 3～4日目： 商品マスターと販売価格をデジタル化し、すべての販売拠点で統一した情報を管理します。
• 5日目： 取引先および商品提供組合員ごとの売掛金を自動管理できるよう設定します。
• 6～7日目： 担当者や組合員へ日々の取引入力方法を教育します。この工程が、実際の業務とデータを一致させるための最も重要なポイントです。

わずか1週間で、これまで数か月かけても把握できなかった販売チェーン全体の状況を、リアルタイムで確認できるようになります。

 

 

まとめ

農産物販売チェーンを離れた場所から管理することは、農業協同組合のような特有の運営形態であっても決して不可能ではありません。重要なのは、各販売拠点へ足を運ぶ回数を増やすことではなく、リアルタイムデータが自動的に経営状況を届けてくれる仕組みを活用しているかどうかです。

Hanbaiを利用すれば、月末に各代理店へ電話で状況を確認する必要も、どの販売拠点が赤字なのかを推測する必要もありません。また、商品を提供した組合員ごとの売掛金を手作業で計算し直す心配も不要です。すべてのデータはリアルタイムで更新され、WACA会計システムへ自動連携されるため、AgriNextが掲げる「一つのデータですべての報告を実現する」というコンセプトをそのまま実現できます。

Hanbaiの30日間無料トライアルにぜひご登録いただき、次の収穫シーズンから、在庫ロスを抑えた透明性の高い農産物販売チェーン管理をご体験ください。